Conditions générales de vente et de réservation

Comment s’inscrire ?

En nous retournant la fiche d’inscription, sans oublier d’y joindre une photo d’identité, un acompte de 230 € et 20 € d’adhésion à l’association obligatoire (adhésion valide du 01/01 au 31/12), les chèques vacances ANCV, aides diverses de mairies, VACAF, CCAS, … dont vous pourriez bénéficier. Vous pouvez inscrire en ligne votre enfant sur valt.com, et régler l’acompte ou le séjour par CB. Vous devez nous faire parvenir par courrier dans les 7 jours suivants, la fiche d’inscription reçue par mail afin de valider votre réservation. Les inscriptions peuvent également être prises par téléphone, mais doivent être suivies dans les 7 jours d’un premier acompte et de la fiche d’inscription (téléchargeable sur Valt.com). Une confirmation d’inscription vous sera adressée par courriel, à l’adresse indiquée lors de votre inscription. Le solde du séjour devra ensuite être impérativement réglé 30 jours avant le départ, sans rappel de notre part, déduction faite de VACAF, chèques ANCV, aides, etc.

Inscription web, règlement CB

Sur valt.com, vous pouvez inscrire en ligne votre enfant et régler l’acompte ou le séjour par CB.
Dans les 7 jours suivants, vous devez nous faire parvenir par courrier la fiche d’inscription reçue par mail afin de valider votre réservation.
Le solde du séjour doit être impérativement réglé 20 jours avant le départ sans rappel de notre part, déduction faite du Pass Enfant, des bons CAF, VACAF, chèques ANCV, aides, etc.

Annulation du fait de l’inscrit

Tout désistement doit être signifié par écrit à l’Association (par mail : contact@valt.com ou par courrier) et entrainera la perception de frais d’annulation selon le barème suivant :
• 50 € seront retenus pour un désistement intervenant plus de 60 jours avant le départ.
• Entre 59 et 30 jours avant le départ, il sera retenu 30 % du prix du séjour
• Entre 29 et 10 jours avant le départ, il sera retenu 75 % du prix du séjour
• Moins de 10 jours avant le départ, aucun remboursement ne peut intervenir.

Cas particulier pour les séjours avec transport aérien :
• De 100 à 65 jours avant le séjour, il sera retenu 30 % du montant total
• De 64 à 20 jours avant le séjour : il sera retenu 50 % du montant total
• Entre 19 jours et le départ : il sera retenu 100 % du montant total du séjour

Une assurance – annulation peut être souscrite en supplément auprès de Valt. Le montant de cette garantie annulation doit être réglé impérativement au moment de l’inscription du participant et ne fera l’objet d’aucun remboursement. Tarif par participant et par séjour : 20€.
Cette garantie s’applique en cas :
• d’incapacité ou de contre-indication à participer au séjour pour raison médicale, sur présentation d’un certificat médical signé d’un médecin.
• de licenciement économique de l’un des responsables légaux
• d’accident grave ou décès survenu à l’un des membres de la famille directe du participant : responsable légal, parents, grands-parents, beaux-pères ou belles-mères, frères ou sœurs.
La garantie ne couvre pas l’annulation d’un séjour pour convenance personnelle, l’absence de présentation au départ (sauf en cas de force majeur), le défaut de présentation des documents exigés aux frontières, les maladies connues au moment de l’inscription et le remboursement des sommes liées au retour anticipé du participant. L’annulation doit impérativement être déclarée avant le départ et justifiée au plus tard dans les 3 jours après la date de départ du séjour par courrier électronique (contact@valt.com) ou par voie postale. La déclaration doit indiquer le motif précis motivant l’annulation (maladie, accident, problème professionnel, etc.), ainsi qu’un justificatif à l’appui de la demande. Le participant peut alors obtenir le remboursement des acomptes et des sommes versées (hors montant de la garantie annulation 20€ et adhésion à l’association de 20€).
L’assurance annulation cesse ses effets le jour du début de séjour ou le jour du départ dans le cadre d’un transport collectif.

Modification – Annulation du fait de l’organisateur

Valt se réserve le droit d’annuler un séjour (inscrits insuffisants, événements extérieurs…) et s’engage, dans la mesure du possible, à trouver une solution de remplacement ou à rembourser intégralement les sommes versées. De même, un séjour peut être dédoublé à proximité et dans les mêmes conditions.

Agréments et aides financières

Les séjours sont organisés par l’Association Valt 33 – Agrément Jeunesse et Sports N° 33063940121 – Opérateur Voyages & Séjours N° IM033120018
Tous les séjours sont déclarés auprès du Ministère de la Jeunesse et des Sports (DRDJSCS), ce qui permet de bénéficier des aides de la Caisse d’Allocations Familiales, de Comité d’Entreprise, chèques vacances ANCV… (se renseigner auprès de ces organismes).

Prix

Les prix des séjours comprennent le transport au départ des villes mentionnées dans la brochure, la pension complète, les activités, l’encadrement Valt selon la législation en vigueur, les assurances (Responsabilité Civile et Assistance / Rapatriement). Non inclus :
l’adhésion annuelle et individuelle obligatoire de 20 €, l’assurance annulation facultative (20 €). Les dépenses à caractère personnelle (argent de poche) ne sont pas incluses dans le prix du séjour.
Avantage fratries: l’adhésion deviendra familiale à partir du 3ème enfant. Soit 20 € d’adhésion annuelle familiale pour toute famille inscrivant 3 enfants ou plus à des séjours VALT sur la même période de vacances.

Modifications de tarifs

Les tarifs de nos séjours ont été calculés au plus juste en fonction des conditions économiques connues au moment de l’impression de notre documentation. Ils sont applicables dès parution et jusqu’au jour de parution de l’édition suivante. Les prix pourront être modifiés si les circonstances économiques nous y obligent, entre autres en cas de variations du taux de change, du coût des transports ou du carburant et des taxes afférentes aux prestations offertes. Le prix ferme et définitif est confirmé à l’inscrivant lors de l’inscription définitive, à réception de la confirmation d’inscription par courriel.

Frais médicaux

Les frais médicaux seront pris en charge par l’association durant le séjour et devront être remboursés à l’arrivée des enfants, en échange des feuilles de soins. Les enfants bénéficiant d’une prise en charge (CMU) doivent impérativement fournir la photocopie de l’attestation (valable pour le séjour) avec la fiche d’inscription.

Formalités POUR LES SÉJOURS à l’étranger

Pour les jeunes qui partent à l’étranger, prévoir une carte d’identité ou passeport en cours de validité au moment du séjour (se renseigner auprès de votre Mairie), une carte européenne de Sécurité Sociale (séjours en Europe) et une autorisation parentale de sortie du territoire (voir sur www.valt.com). Valt ne peut être tenue responsable du non-respect d’une formalité demandée, en particulier pour les séjours à l’étranger (passeport en cours de validité, visas, carte européenne d’assurance maladie, etc.). En cas de non présentation de ces documents, Valt se réserve le droit de refuser le départ en séjour. Aucune indemnisation ou remboursement ne sera possible en ce cas.

Assurance

L’assurance contractée par Valt couvre votre enfant pour : accident, responsabilité civile et rapatriement sanitaire (Assurance MAIF et rapatriement I.M.A). L’assurance ne couvre pas les pertes, vols, dégradation d’objets personnels ou des dégradations qu’il pourrait occasionner volontairement au sein du centre de vacances. Dans le cas d’un rapatriement ou d’un séjour volontairement écourté, aucun remboursement, même partiel, ne sera effectué. En cas de rapatriement sanitaire, aucun frais du séjour ne sera remboursé.

Transports, horaires et dates

Les modes de transport, les dates, les horaires départs/retours et les durées prévus par l’Association peuvent être modifiés en fonction d’impératifs (inscriptions, horaires, grèves…).
En fonction du nombre de participants, pré-acheminements des villes de départ mentionnées dans la brochure en train, bus ou minibus possible.

DROIT à l’image

Conformément à la réglementation relative au droit à l’image, l’inscrivant indique sur la fiche d’inscription s’il autorise ou non Valt à photographier et filmer l’enfant durant son séjour. Lorsque l’autorisation est accordée, l’inscrivant autorise alors expressément Valt, pour la durée légale de protection des droits d’auteur relative aux photographies et vidéos, à utiliser gracieusement l’image du participant et ce, à des fins promotionnelles ou de communication pour la présentation et l’illustration des séjours et centres proposés par l’association Valt, à travers ses sites web, catalogues et tout autre support de communication.

RETOUR ANTICIPé

En cas de manquement grave aux règles élémentaires de la vie en groupe (entre autres : consommation de drogues ou d’alcool, sorties interdites, indiscipline, agressivité verbale ou physique), l’exclusion d’un participant pourra être décidée par l’Association. Elle sera sans appel et les frais engagés par cette décision seront à la charge du responsable de l’enfant. Le séjour sera dû dans son intégralité. Dans le cas d’un séjour volontairement écourté, à la demande du participant ou de ses responsables légaux, aucun remboursement, même partiel, ne sera effectué.

protection des données personnelles – confidentialité

L’association Valt est la seule autorisées à détenir les données et s’engagent à ne pas les revendre ou les transmettre à des tiers. Elles sont destinées à l’unique usage de l’association. Conformément à la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelle, les informations collectées restent la propriété de l’utilisateur, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et de suppression des données vous concernant en écrivant à : Valt, 204 rue Mouneyra, 33000 Bordeaux.
Vous pouvez également obtenir l’intégralité de notre politique de confidentialité par demande écrite à la même adresse.

Conditions d’application

Les présentes conditions générales de réservation et de vente sont communiquées avec l’envoi du contrat de réservation, la demande d’acompte et les tarifs de l’année en cours. Tous les tarifs indiqués sont exprimés en euros et toutes taxes comprises.

Engagement du groupe

Le groupe s’engage à respecter le règlement intérieur du centre VALT dans lequel il va séjourner. Ce document lui sera communiqué lors des premiers échanges avec le responsable de structure après validation du contrat.

Garantie de prix

Les tarifs sont validés annuellement par le Conseil d’Administration de l’association VALT33 et publiés dans ses différents supports.
Les prix pourront être modifiés si les circonstances économiques nous y obligent, entre autres en cas de variations du taux de change, du coût des transports, du carburant ou de changements de tarifs de nos prestataires.
Le montant du séjour sera ferme au moment de la réservation finale, et pour la durée de validité de celle-ci à réception du contrat signé et de l’acompte.

Conditions de réservation

L’association VALT vous a confirmé la prise en charge de votre projet par l’envoi d’un devis récapitulant les prestations demandées, et les conditions de vente. Jusqu’à la signature du contrat, le client peut solliciter des modifications de prestations qui seront entérinées par la création de nouveaux devis.
La réservation devient ferme à l’acceptation écrite du client, au paiement de l’acompte et à la signature du contrat et des présentes conditions générales de vente. Le séjour sera validé, sous réserve de disponibilité au moment de la signature du contrat, par une confirmation écrite de VALT.

Montant et règlement de l’acompte

En contrepartie des prestations définies dans le contrat, l’organisateur s’engage à régler à VALT la somme correspondante. Ce tarif final est valable pour le nombre mentionné dans le tableau de prix et pourra être revu, sous conditions en cas d’effectif inférieur.
Le montant de l’acompte correspond à 30% du montant total des prestations stipulées, il est versé à la signature du contrat pour validation définitive.
Les règlements peuvent s’effectuer :
• Par chèque à l’ordre de « Association VALT »
• Par virement bancaire
• Par espèces
• Par chèques vacances ANCV

COLLECTIVITES ET ETABLISSEMENTS SCOLAIRES PUBICS
Les seules dérogations possibles sont liées au statut des collectivités et établissements scolaires publics pour lesquelles le bon de commande administratif est accepté.
Le non-respect des différentes clauses de paiement peut entrainer de la part de VALT, la rupture immédiate et sans appel du présent contrat.

Annulation totale de réservation

L’assurance annulation du groupe n’est pas incluse. Pour être couvert par une assurance annulation totale, l’établissement ou le responsable du projet, doit se rapprocher d’un organisme d’assurance et souscrire en tant que « groupe qui voyage ».
Toute annulation de réservation doit être notifiée par écrit (mail : groupes@valt.com).
La date de réception de la notification d’annulation détermine le montant des frais encourus, ceux-ci sont les suivants :
– De la signature à 90 jours avant le séjour : 30% du montant total du séjour sera dû
– De 89 jours à 31 jours avant le séjour : 50% du montant total du séjour sera dû
– 31 jours avant le séjour : Le montant total du séjour sera dû

Modification de la réservation initiale – Annulation partielle

Toute modification de réservation doit faire l’objet d’une demande écrite (mail : groupes@valt.com) et de l’accord explicite de l’Association VALT.
Jusqu’à 1 mois avant le départ, VALT vous offre la possibilité de rétrocéder gratuitement, en une seule fois, jusqu’à 20% de votre effectif via une fiche de renseignements à compléter.
Passé 31 jours avant le départ en séjour, les conditions générales suivantes s’appliqueront de plein droit :
– Baisse d’effectif de moins de 10% : Aucun frais, facturation au réel
– Entre 10 et 20% de baisse d’effectif : VALT facturera un montant forfaitaire de 20€ par personne absente
– Au-delà de 20% de baisse d’effectif : VALT facturera votre effectif initial moins 20% de défection.
(Ex : Votre contrat prévoit 50 participants, votre fiche de renseignements nous parvient seulement 15 jours avant le départ et annonce 36 élèves partants. Vous serez facturés quoi qu’il en soit, 40 élèves minimum).
De plus au-delà de 20% d’annulation partielle de l’effectif, à plus d’1 mois du départ, VALT se réserve le droit de revoir vos conditions d’accueil (possibilité de changer de centre, de dates ou de tarifs).
Attention si la grille tarifaire de votre contrat comporte des tranches (prix pour un effectif compris entre X et X participants), une baisse d’effectif peut également engendrer un changement de tarif. Celui-ci est cumulable avec les pénalités d’annulation partielle ci-dessus.

Facturation

La facture de solde est établie à l’issue du séjour et doit être réglée en euros dans un délai maximum d’un mois à compter de sa réception.
Elle déduit l’acompte versé avant le séjour, et, sous conditions, les modifications survenues avant ou pendant le séjour.

Assurance

VALT a souscrit une assurance en Responsabilité Civile auprès de la compagnie MAIF. Solutions garantissant chacun des participants à ses activités pour les dommages causés à autrui, exclusivement pendant le temps où les participants sont sous la responsabilité directe de VALT. Les garanties au titre des Accidents Corporels n’étant pas incluses dans le coût du séjour, VALT vous encourage vivement à examiner la couverture personnelle des participants notamment en cas de décès ou d’invalidité et à la compléter individuellement par la souscription d’une assurance complémentaire.

Protection des données personnelles – Confidentialité

L’association Valt est la seule autorisée à détenir les données et s’engage à ne pas les revendre ou les transmettre à des tiers. Elles sont destinées à l’unique usage de l’association. Conformément à la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, les informations collectées restent la propriété de l’utilisateur, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et de suppression des données vous concernant en écrivant à : Valt, 204 rue Mouneyra, 33000 Bordeaux.
Vous pouvez également obtenir l’intégralité de notre politique de confidentialité par demande écrite à la même adresse.

Tarifs & Aides financières :

Les tarifs comprennent la demi-pension ou la pension complète selon les stages, les frais de fonctionnement, le matériel pédagogique, l’adhésion annuelle et individuelle obligatoire de 20 € et l’encadrement par une équipe de formateurs VALT selon la législation en vigueur. Le transport sur le lieu du stage est à la charge du stagiaire.
Le solde du stage doit être impérativement réglé avant le début du stage.

Informatique et libertés & Responsabilités :

Les informations communiquées sont indispensables à la prise en compte de votre demande : elles donnent lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi informatique et libertés ; sauf refus de votre part, vos noms, adresse et numéros de téléphone pourront être utilisés par VALT.
Les renseignements portés sur la fiche d’inscription engagent la responsabilité du signataire en cas d’informations incomplètes ou inexactes. Il est rappelé que tous les candidats doivent jouir pleinement de leurs droits pour exercer leurs fonctions.

Modification horaires et dates – Annulation

VALT se réserve le droit d’annuler 15 jours avant le début du stage (inscrits insuffisants le minimum légal étant huit stagiaires, événements extérieurs…) et s’engage, dans la mesure du possible, à trouver une solution de remplacement ou à rembourser intégralement les sommes versées. De même, VALT se réserve le droit de dédoubler un stage et/ou modifier le lieu ou les dates de stages initialement prévus dans ses diverses publications.
Les dates, les horaires débuts/fins et les durées prévues par l’Association peuvent être modifiés en fonction des besoins en formation ou autre impératif.

Désistement/Démission /Exclusion

Tout désistement doit être signifié par écrit à l’Association.
· En cas de désistement intervenant moins d’un mois avant le départ, l’acompte de 50 € sera retenu .
· En cas de maladie avant le début du stage, aucun frais ne sera retenu au stagiaire sur présentation d’un certificat médical.
· En cas de maladie au cours du stage, les frais retenus seront établis au prorata des jours de formation suivis, sur présentation d’un certificat médical attestant l’impossibilité de terminer le stage.
· En cas de départ anticipé du stage pour une quelconque raison ou non présentation, il n’est fait aucun remboursement des sommes versées .
· En cas de manquement grave aux règles élémentaires de la vie en groupe (spécifiées entre autre sur le courrier adressé avant le départ et dès le premier jour), l’exclusion et/ou la « non validation du stage » d’un participant pourra être décidée par l’Association, via l’équipe de formation. Elle sera sans appel et les frais engagés par cette décision seront à la charge du stagiaire ou du responsable du jeune pour les mineurs. Le stage sera dû dans son intégralité. Elle concerne, entre autres, la drogue, l’alcool, les sorties interdites, l’indiscipline, l’agressivité verbale ou physique.